Commandes

Cet onglet est réservé aux titulaires de la licence « Gestion des commandes ».
Il permet de simplifier votre procédure d’achat.

Le cycle de vie d’une commande est généralement le suivant :

• On détecte le manque d'une référence
• On calcule la quantité à commander
• On rédige la commande
• On envoie la commande
• On surveille la date de livraison prévue
• On réceptionne le atériel et on l'ajoute au stock, parfois en plusieurs fois
• On clôture la commande et on l'envoie en comptabilité pour règlement

Ces étapes sont prises en charges par GSM de la manière suivante :

• On détecte le manque d'une référence

Chaque référence dispose d’un seuil minimal et d’un seuil maximal.
Quand on est en dessous du seuil minimal, la référence passe en alarme, elle est détectée par « l’assistant commande de GSM »

• On calcule la quantité à commander

L’assistant effectue la différence entre le maxi fixé par l’utilisateur et la quantité actuelle.
Ainsi, s’il reste 5 exemplaires d’un produit dont le mini est fixé à 10, et que le maxi est à 100, l’assistant proposera d’en commander 95.

• On rédige la commande

L’onglet commande affiche un tableau avec les références et les quantités qui peuvent être modifié à volonté.

• On envoie la commande

Un bouton Impression permet de générer un fichier Excel à partir de toutes les informations disponibles.
Un bouton mail permet d’envoyer le mail avec ce fichier attaché à son fournisseur.
La commande qui était dans le statut « Création » passe alors au statut « Lancée ».
Elle n’est plus modifiable.

• On surveille la date de livraison prévue

Les commandes GSM contiennent 4 dates qui permettent de surveiller leur bonne exécution :

• Date de création : on peut anticiper longtemps à l'avance sans avoir kes quantités définitives
• Date d'envoie : permet de surveiller le délai de livraison
• Date de livraison : c'est la date de livraison prévue, qui peut être modifiéé tant que les produits ne sont pas arrivés
• Date de clôture : c'est le moment où l'on n'attend plus rien, la commande n'est plus modifiable et passe en archive dans une tbale masquée des commandes "soldées"


• On réceptionne le matériel et on l'ajoute au stock, parfois en plusieurs fois

A partir du tableau des quantités initiales, on complète les quantités réellement arrivées.
Un bouton permet de saisir en un clic toutes les quantités attendues.
On peut effectuer les mises à jour des quantités reçues en plusieurs fois, sans limite de durée.

• On clôture la commande et on l'envoie en comptabilité pour règlement

Quand tous les produits commandés sont arrivés, ou quand on sait qu’ils n’arriveront plus, on change le statut de la commande de « réception » en soldée.
Elle ne pourra plus être modifiée car elle est à priori partie en comptabilité pour règlement.
Les commandes soldées sont conservées sans limitation de durée, mais peuvent être purgées régulièrement par une requête simple.

Liste des commandes

L’onglet se présente comme d’habitude.
Un nouveau bouton apparaît pour imprimer une commande sans avoir à « l’ouvrir ».
Une petite case « Soldées » permet de basculer de l’affichage « normal » des commandes en création, lancées ou en réception vers l’affichage des commandes soldées.

Les commandes au sens GSM sont des enregistrements au format suivant :

Champ	Format	Description
ID	Entier	Identificateur unique attribué par GSM
Numéro	Entier	Numéro incrémental dont la base est définie dans temps/commandes.txt
Fournisseur	Texte	Destinataire de la commande, choisi dans la liste GSM
Code	Texte	Habituellement utilisé pour le code comptable d'imputation analytique
Création	Date	Date de création de la commande
Lancement	Date	Date ou la commande est envoyée au fournisseur
Livraison	Date	Date prévue de la livraison
Clôture	Date	Date à laquelle on n'attend plus rien
Statut	Texte	Création, Lancée, Réception, Soldée
Commentaire	Texte	Zone de texte libre qui permet de mettre des remarques tout au long de la vie de la commande

Bouton	Action
Aide	Ouvre un navigateur sur la page du site GSM
Rafraichir	Affiche toutes les données en base, sans tenir compte des recherches précédentes. Permet également dans une version multi poste d'avoir des données à jour.
Supprimer	Supprime tous les produits de la base, après confirmation de l'opérateur.
Export	Envoie les données affichées dans un fichier Excel, dans l'ordre affiché.
Modif	Ouvre la fiche de la commande sélectionnée pour modification ou visualisation des articles et des paramètres.
Imprimer	Imprime un bordereau qui peut être envoyé au fournisseur
Nouveau	Crée une nouvelle commande et ouvre sa fiche de paramètres.
Global	Affiche tous les articles des commandes en cours
Quitter	Quitte l'application

Voici comment se présente la création d'une commande.
Remarque :
Le bouton assistant est décrit plus loin.
Comme GSM n’est pas un logiciel de compta, les codes analytiques sont simplement proposés en fonctions de ceux qui sont déjà utilisés dans le logiciel.
On sélectionne un produit par son fournisseur ou sa famille. Mélanger les fournisseurs dans la même commande semble bizarre, mais possible.
Les prix proposés sont ceux de l’onglet produit. On peut modifier ces prix avant de faire AJOUTER.
La zone de commentaire ne subit aucun traitement de la part de GSM.
Le fonctionnement du bouton Mail pour envoyer la commande au fournisseur dépend de vos configurations.

Dans l’écran Création se trouve un bouton Assistant qui est assez puissant.
Il cherche parmi les produits du fournisseur ou de la famille sélectionnée les produits dont la quantité est inférieure au minimum.
Il calcule les quantités à commander pour atteindre le maxi fixé dans la définition de la référence.
Bien sûr, ces quantités peuvent être corrigées manuellement, et des lignes entières supprimées avant enregistrement.

Selon le statut de la commande, la fenêtre de modification change d’aspect.
Quand la commande est lancée, seules les dates sont modifiables.
Quand la commande est en réception, on saisit dans la colonne Reçu les quantités au fur et à mesure de leur arrivée, la colonne réelle affiche les quantités déjà reçues.
Le bouton Mettre en stock