Foire aux Questions

questions sur la gestion de stock

Vous vous posez des questions ?

Vous trouverez les réponses dans cette page. Consultez les rubriques qui vous intéressent ou utilisez la recherche dans la page CTRL-F de votre navigateur.
Des réponses plus complètes figurent bien-sûr dans le manuel utilisateur GSM



Généralités


Pour quelle taille d'entreprise ? Quelle quantité d'articles ?

GSM fonctionne avec 10 postes et 100000 articles.
Il n'y a pas d'entreprise qui soit trop grande ou trop petite. De stock trop grand ou trop petit. Ce qui dimensionne un logiciel de stock c'est le trafic auquel il est soumis.
GSM n'est pas adapté aux entrepôts d'AMAZON qui gèrent en parallèle des dizaines d'articles à la seconde. GSM est conçu pour être simple et bon marché, la configuratio standard le limite à une centaine d'opérations minutes. Dans 90% des situations, c'est largement suffisant. Pour aller au delà de 10 utilisateurs simultanés, ou augmenter les débits, il faut changer de technologie et passer à Microsoft SQL Server, ce que permet GSM.

Je peux coupler GSM à mon ERP, ma comptabilité ou mon site de vente ?

Avec PRODUITS/Export on crée des fichiers que votre ERP ou votre logiciel comptable peut relire.
Avec OUTILS/DONNEES/Importer on peut intégrer des données provenant d vos logiciels.
En option, GSM peut gérer les formats de fichier votre choix, et permettre les échanges avec un seul clic.
D’autres couplages sont possibles (accès direct à une bdd, connexion Internet) mais le système de fichier est souvent suffisant.

Est-ce que GSM est connecté, en ligne ou en SAAS ?

GSM fonctionne sans aucune connexion. Le programme GSM.exe et les données GSM.mdb sont sur votre PC ou votre serveur
Il n'y a aucun besoin de connexion, Internet ou Intranet. Mais on peut en tirer tous les avantages.
Si vos PC sont connectés, il peuvent partager les données par tous types de connexion: Partage windows, serveur interne ou Web.
Le SAAS est la "location" de logiciel qui vous mets entièrement à la merci de votre fournisseur.
Chez SOLTI nous souhaitons avoir une relation gagnant-gagnant avec nos utilisateurs.
Nous pensons que la vente de licence est plus saine pour les deux parties.

Quelle est la technologie de GSM ?

GSM est développé avec les outils Microsoft .Net avec le langage C#.
Malgré toutes les modes et les tendances qui passent, les plus grosses applications professionelles sont Microsoft.
Bien sûr, le monde du WEB et du mobile possèdent des outils fabuleux, mais ils sont destiné à des applications grand public, sans comparaison en terme de fiabilité avec un logiciel professionnel.
Demandez aux traders si ils utilisent Android et Javascript!
Outre le langage .Net, GSM utilsie les standard de Microsoft Office et le langage universel SQL de toutes les bases de données.

Est-ce que GSM est en cloud ?

Avec GSM, c'est vous qui décidez du niveau de sécurié que vous souhaitez.
Les données peuvent rester sur un seul PC, être hébergée sur l'un de vos serveurs ou partagées sur DropBox ou Google Drive.
Nous pouvons vous aider à choisir et installer la meilleure architecture, selon vos besoins.


Données



Je dois saisir toutes les descriptions à ma main ?

Certains adoptent GSM à l'occasion d'un grand ménage de leur stock. Dans ce cas là, il est parfois préférable de saisir manuellement chaque descritption du produit, pour avoir des données de qualité. il est possible aussi de scanner tous les codes barres, et de corriger ultérieurement les descriptions.. Mais au delà de 300 références, il vaux mieux faire appel à Excel!

Je dispose déja de listes d'articles. Je peux les utiliser ?

Oui!
Dans l’onglet PRODUITS utilisez le bouton EXPORT pour obtenir un fichier CSV
Dans ce fichier, ajoutez manuellement ou par copier-coller vos données
Dans l’onglet OUTILS/DONNEES utilisez le bouton SUPPRIMER PRODUITS
Dans l’onglet OUTILS/DONNEES utilisez le bouton IMPORTER PRODUITS GSMpour intégrer votre fichier CSV

Vous pouvez aussi utiliser le bouton IMPORTER PRODUITS SPECIFIQUES qui permet l'échanges des colonnes

Pour "nettoyer" votre fichier Excel, utiliser "Enregistrer sous" au format CSV point-virgule.
Si les difficultés persistent, envoyez-nous votre fichier!


Mise en service


Quelle est la plus grosse difficulté ?

C'est la psychologie des utilisateurs, la résistance au changement.
Le stock sans logiciel est un souci, une zone d'inconnu, de contraintes liées aux ruptures de stoks, aux achats, à l'inventaire comptable...
En fait ces blocages disparaissent dés lors que la mémoire n'a plus le fardeau gérer les références, les emplacements.
Un stock informatisé et sauvegardé devient visible, maitrisé. Il devient une source de satisfaction, d'inspiration et de motivation.

Quel est le bon moment pour commencer ?

Il faut commencer le plus tôt possible. Chaque jour qui passe, vos données se périment un peu plus. Chaque jour qui passe vous perdez du temps. GSM permet en moins d'une heure de basculer vos fichiers Exel su run système qui permet les suavgardees, la tracabilité.
Vous pouvez basculer vos données progressivement, par groupe ou selon les mouvements réels. Inutile de mettre à jour des produits dormants! Quoi que vous fassiez, vous saurez toujours, grâce aux historiques, à quel stade de "migration" vous en êtes.. Pourquoi attendre ?

Comment récupérer mes données ?

Vous pouvez bien sûr saisir vos références manuellement, une à une, en vérifiant la description et la quantité réelle...
Vous pouvez aussi, depuis la version 2.58 utiliser un "injecteur" qui accepte tous les formats de fichier Excel .csv.
Si ces travaux vous rebutent, vous pouvez nous confier vos données, ou une patie de vos fichiers, pour une aide à la migration.
A tout moment, vous pouvez exporter à nouveau vos données en .CSV pour réaliser des corrections ou des saisies plsu rapides avec Excel.

Combien de temps ça prend ?

Le temps de mise en service ne dépends que de vous. Dans les cas simples, l'installation de GSM prende 3 minutes, l'intégration d'un tableau Excel cinq minutes. En deux heures, vosu avez oublié les difficultés et les soucis d'Excel.
Dans d'autres cas, la mise en service de GSM correspond à un déménagement, une restructuration, une refonte générale du fonctionnement du stock. C'est alors que les qualités de modularité de GSM sont importantes: la transition se fait à votre rythme, du simple au complexe. Les options ou les modifications du logiciels suivent en temps réel vos travaux et vos reflexions. Les inventaires tournant permettent la mise à jour progressive des données.
A aucun moment, votre production n'est perturbée par GSM

Comment nommer mes références ?

Si vous n'avez aucun fichier informatique qui référence vos produits, si vous passez au code barre, la question de donner des codes de référence durables se pose...

Voici quelques remarques utiles
  • SQL a horreur des apostrophes
  • Excel/CSV a tendance à manger les accents (il y a des parades dans GSM)
  • Dans Excel, les signes +-/ avec des chiffres peuvent être vus comme des opérateurs de calcul
  • Le ; est interdit dans les CSV en France,
  • Le . peut etre confondu avec une , dans les chiffres pour Excel et pour les Anglais
  • Le moins tolérant c’est le code barre.
  • GSM imprime en général du code 128, les limites sotn sur Wikipédia.
  • Les caractères peut fréquents mange plus de place en barres que les chiffres
  • La confusion majuscule minuscule est à éviter, la majuscule évite les accents
  • Excel mange les zéros en tête des nombre
  • Pensez que les références peuvent être transmise au téléphone, et doivent être facilement prononcables.
  • Pensez que les références peuvent être mal écrites à la main, qu'un i et un l se ressemblent, qu'un o et un zéro aussi..
En gros nous préconisons des choses comme 100001, 10003, et 2001, 2002 pour la famille suivante …
Ou bien EPI0001, EPI0002….
Sachez qu'une fois votre gestion de stock en place, votre cerveau sera habitué à ces codes et les difficultés initiales disparaitront vite.

Affichage

Peut-on changer l'ordre des lignes ?

La base de donnée donne un identifiant id qui s’incrémente. Il est possible techniquement d’afficher les produits par ordre alphabétique. En cliquant sur le haut de colonne, vous en changez l’ordre. Il est possible de configurer l’ordre inverse, le plus récent en haut.
Lorsqu’on exporte la base et qu’on la réimporte, les produits id sont réattribués dans l’ordre du fichier.
Vous verrez à l’usage que vous travaillerez beaucoup avec les recherches, et que finalement l’ordre d’affichage initial importe peu.

A quel endroit se place le dernier article crée ?

Il se place à la suite des autres. Les règles énoncées ci-dessus peuvent se contourner. Lorsqu’on exporte au format CSV la base, on peut modifier l’ordre sous Excel et réimporter (DONNEES/PRODUITS) Les références sont ainsi renumérotés dans l’ordre du fichier. En général, on effectue cette opération après quelques semaines, quand l’essentiel des références sont rentrées, puis on oublie ensuite ce genre de choses. Le passage d’Excel à une base de donnée permet d’être moins exigeant sur l’organisation, car le moteur de recherche trouve toujours…

Peut-on changer l'ordre des colonnes ?

L'ordre des colonnes correspond à une synthèses de demandes courantes. Il est certains que vos propres fichiers excel pouvaient etre organisés un peu différement. Il est pourtant très utile pour tous d'adopter des stabndard et très pratique pour la technique de conserver une certaine structure. VOus verrez qu'après 3 jours d'utilisation, votre cerveau aura complètmeent intégré la nouvelle disposition. Il est par contre indispensable d'ajuster la longueur des colonnes


Code-barres

Est-ce que GSM lit les codes-barres ?

Le code-barres est la suite logique de l'informatisation d'un stock.
Le code-barres fait gagner un peu de temps, mais surtout beaucoup de fiabilité et de de confort car le lecteur effectue en moins d'une seconde la lecture et la mémorisation d'une référence sans effort.
GSM est conçu pour que son utilisation soit fluide avec ou sans code barre. Pour optimiser l'utilisation d'un lecteur filaire ou sans fil, quel que soit le modèle (de préférence de marque OPTICON) il faut l'option GSM Lecture Code-Barres.

Est-ce que GSM imprime les codes-barres ?

L'impression de code barre est possible sans logiciel, avec une imprimante classique. Toutefois, si vous voulez éviter des erreurs de référence, si vous voulez un système fiable, il vous faut un logiciel. GSM peut imprimer sur des planches A4 mais pour utilisation intenseive et des étiquettes de qualité, il vaux mieux une imprimante spécialisée. Il en existe de 100 à 500€ selon le type de support et la qualité d'impression. GSM est compatibles avec toutes les imprimantes puisqu'il utilise le pilote Windows fourni par le constructeur. Pour mettre en forme l'étiquette, il faut l'option Etiquette de GSM.

Je peux utiliser les codes-barres existants ?

Si vos fournisseurs étiquettent leurs produits, vous pouvez utiliser leur marquage. L'option Colonne Supplémentaire vous permet de gérer la référence fournisseur en plus de la vôtre.
Vous pouvez faire cohabiter les étiquettes fournisseur avec vos propres étiquettes, pour les produits qui n'en ont pas. Avec l'option "multifournisseur vous pouvez même avoir différentes étiquettes pour la même référence.

Quel lecteur utiliser ?

Il existe de slecteurs filaires, bon marché , qui permettent de scanner à 5 mètre du PC.
Il existe ensuite de lecteurs Batch, avec lequels on travaille en deux temps : le scan des produits avec msie en mémoire, le déchargement avec le PC.
La troisième solution est l'utilisation de lecteurs connectés. Par bluetooth, ils sont bon marché mais leur portée est limitée. Par Wifi, vous êtes souvent dépendant de l'informatique d'entreprise, la solution la plus fiable est la lisaion radio. Dans la plupart des cas, le batch est suffisant.
Il n'existe pas de "meilleur lecteur". Il faut trouver l'ergonomie qui convient à votre manière de travailler, adapté à votre budget.


Exporter des données

Comment puis-je faire mon reporting, mes analyses ?

Il existe plusieurs méthodes pour analyser et exporter ses données, selon le temps qu'on veut y consacrer et selon la finesse du tri désiré. Ces méthodes sont valables sur l'onglet profduits, pour analyse les références et les quantités, ou sur l'onglet journal pour les mouvements.

  • Tri de colonnes: Un clic en haut de la colonne la trie par ordre alphabétique
  • Boites de recherche: Entrez une partie du nom cherché, tappez "Retour" et seulement les ligne correspondantes sont affichées
  • Requête en base de donnée: L'option SQL vous permet de réaliser des recherches sans limites dans toutes les données de la base, de les enregistrer ppour les reporduire régulièrement.

Dans ces trois cas, l'export vous crée un fichier CSV. Si vous êtes familier d'Excel, vous pourrez analyser vos données comme vous en avez l'habitude.

Puis-je intégrer GSM dans mon S.I. ?

GSM s'adapte facilement à beaucoup de solutions informatiques.
En utilisant des logiciels Microsoft sur une de vos machines plutôt qu'un serveur Web hébergé, GSM permet des communications sans limite:

  • Echange de fichier CSV pour importer ou exporter des données sur simple appui d'un bouton
  • Echange périodique ou événementiel de données à votre format
  • Communication par web service, mail ou FTP selon les besoins
  • Intégration de tout type de matériel code-barres ou machines de production

Pour suivre votre stock de vente en ligne (PrestaShop, PHP), pour intégrer les références provenant de votrer ERP (SAP, Cegid, Divalto), pour faire le reporting des sorties vers votre compta (SAGE, BP, CIEL)... demandez un devis gratuit!


Faire une mise à jour


Quand et comment faire une mise à jour ?

Les mises à jour de GSM sont gratuites: si vous êtes à l'aise dans les copies de fichier, vous pourrez la faire vous même, pour bénéficier de la correction d'un petit bug ou d'une nouvelle fonctionnalité.Si toutefois votre logiciel a plus de deux ans, il est possible qu'il y ait des soucis de compatibilité.

Pour vous faire aider, il faut que vous soyez titulaire d'un contrat de maintenance, ou qu'on soit dans le premier mois de garantie. Ce sera l'occasion de vérifier vos données, vos sauvegardes, de vous aider à optimiser votre installation.

Mode d'emploi

  • Faite sune copie du dossier actuel de votre GSM. On détermine ce dossier en cliquant OUTILS/CONFIG/FICHIERS.
  • Cliquez sur le bouton AIDE
  • En gardant la touceh CONTROLE du clavier enfoncée, cliquez sur MAIL AU SUPPORT
  • Le fichier http://solti.fr/Clients/MAJ.zip se charge, se décompresse et es fichiers remplacent les anciens.
  • Si l'opération automatique ne fonctionne pas, faites étape par étape à la main.

Le souci c’est que les extensions de fichier .mdb et .ini n’apparaissent pas forcément sur votre explorateur de fichier… Pour le fichier de paramètre, l’icône est une roue dentée, pour le fichier base de donnée : c’est le plus gros des fichiers GSM, hormis le PDF…

Nouvelles options

Le changement d'options peut nécessiter une réinitialisation des tables. Il faut alors procéder en trois temps:

  • Faites un export en fichier CSV de vos produits et de votre journal
  • Si besoin, modifiez le fichier CSV des produist exportés, pour ajouter une colonne ou corriger des données
  • Dans OUTILS/CONFIG/DONNEES, faites une remise à zéro des tables produits et journal
  • Dans OUTILS/CONFIG/DONNEES, faites l'importaion des produits