La gestion de stocks dans un contexte commercial est quelque chose de très important dont vous ne pouvez vous passer, mais ce n’est pas simple à prendre en main. Il y a beaucoup de notions à prendre en considération et de nombreuses procédures à mettre en place avant que les caractéristiques d’un logiciel intelligent de gestion de stocks fassent de lui un succès. C’est donc l’une des rares choses que vous devriez considérer comme un défi pour le développement de votre entreprise.
Quoi qu'il en soit, si vous avez des problèmes avec la gestion de vos stocks, ou si vous êtes en rupture de stock plus tôt que prévu, ou encore si vous avez beaucoup de stocks excédentaires qui pourraient affecter ou affectent déjà vos marges bénéficiaires, il n'y a pas de meilleur moment que maintenant pour commencer à chercher plus en profondeur un logiciel de gestion de stocks qui vous aidera à vérifier et à contrôler correctement vos processus de commande et d'inventaire.
En revanche, cela ne se fait pas du jour au lendemain. Avec la variété des options facilement accessibles et disponibles aujourd'hui, comment trouver les meilleures solutions pour vous et votre entreprise ? En résumé, quelles sont les caractéristiques que vous devez rechercher ?
Cet article traite explicitement de ces caractéristiques en entrant dans des détails concrets. Il y a encore un facteur important que vous devez connaître avant de considérer les caractéristiques qui seront bientôt mises en évidence.
Il n'en reste pas moins que toutes les entreprises ne sont pas structurées de la même manière. Il en va de même pour leurs logiciels d’inventaire. Par conséquent, il existe un grand nombre de caractéristiques des logiciels de gestion de stocks que vous pouvez utiliser pour être plus efficace. Dans le même ordre d'idées, nous avons mis en évidence six caractéristiques générales de gestion de stocks dont vous devriez prendre note.
SOLTI : Toutes les entreprises sont différentes. C’est pourquoi GSM est modulaire et fournit des solutions allant de la simple feuille Excel aux suites complètes ERP et WMS.
L'objectif principal de ce logiciel est sa capacité à suivre et à surveiller les niveaux de votre stock. De cette façon, vous n'êtes pas inconscient de la façon dont votre organisation est gérée. Vous pouvez voir ce que vous recevez, les commandes que vous remplissez et quand vous avez besoin de plus de ces commandes. Plus important encore, vous devez avoir la certitude que votre logiciel peut suivre votre stock de la manière dont vous le souhaitez. De plus, vous n'êtes pas obligé de vous débrouiller seul ; il existe de nombreux logiciels et matériels d'aide qui peuvent vous aider à accomplir votre travail. Parmi ceux-ci, citons les étiquettes RFID, la mise en lot, le contrôle des lots, les codes-barres, et les numéros de série pour n'en citer que quelques-uns. Chacune de ces fonctions vous permettra de garder le cap. Encore une fois, vous devez savoir que tous ces logiciels n’ont pas les mêmes capacités de suivi et que leurs fonctions diffèrent. Vous devez donc faire preuve d'une grande prudence pour vous assurer que vous ne choisissez ou n'achetez que ce dont vous avez besoin.
SOLTI : Le suivi est primordial. GSM peut s’adapter à n’importe quelle technologie de tracking (code-barres, QR code) et n’importe quels appareils (imprimante étiquette, imprimante classique, lecteur code-barres).
Le deuxième point de notre liste est la sécurité et les sauvegardes. En pratique, ce n'est pas une bonne idée de se lancer dans un logiciel de gestion de stocks sans savoir s'il est facilement vulnérable ou non. Sans mâcher les mots, vous devez vous assurer que votre gestion de stocks soit la plus sécurisée possible. Peu importe le type d'installation, qu'elle soit locale ou par cloud, vous devez être certain que des mesures de sécurité adéquates sont mises en place dans votre logiciel de gestion de stocks.
Si vous ne vous souciez pas de vos données ou si vous ne vous souciez pas de savoir si elles sont liées à un piratage par un tiers, c'est que vous ne vous souciez pas non plus de leur protection. La perte de vos données peut rendre votre flux de travail vulnérable et, dans le même ordre d'idées, entraîner des coûts importants pour votre entreprise, que vous ne serez peut-être pas en mesure de gérer. Pour que vous puissiez protéger vos données et les garder privées, votre logiciel de gestion de stocks doit être correctement protégé grâce à une sécurité maximale. En outre, il doit être en mesure de vous fournir des sauvegardes quotidiennes en cas de menace imprévue ou plus avancée. Ainsi, même si à un moment donné, vous subissez une perte de données, vous serez certainement en mesure de vous remettre sur les rails sans aucun problème.
SOLTI : GSM dispose de fonctions de sauvegardes par cloud très simples et efficaces. Vous êtes totalement libre d’utiliser n’importe quel type d’infrastructure et de serveurs pour héberger votre base de données.
Pourquoi vous êtes-vous lancé dans les affaires au départ ? C'était pour faire des bénéfices et pour assurer la croissance évolutive de votre marque, n'est-ce pas ? Ainsi, quelle que soit la taille de votre entreprise, grande ou petite, vous devez disposer d'un logiciel de gestion de stocks qui laisse de la place ou, mieux encore, qui s'adapte à tout degré de croissance. En termes plus simples, votre choix de logiciel doit être évolutif.
Vous devez être sûre que votre logiciel soit en capacité de gérer une grande quantité de fonctionnalités ; stock, plus de mises à niveau, plus d’utilisateurs, et bien d’autres choses de ce genre. À l'heure actuelle, vous n'en connaissez peut-être pas les avantages, ou vous le considérez peut-être comme un gaspillage d'espace, mais à long terme, vous l'apprécierez beaucoup car vous en tirerez d'immenses avantages. Si vous voulez ou avez l'intention de changer de logiciel de stock, vous devrez reformer votre personnel et retravailler votre flux de travail actuel, ce qui déséquilibrera vos opérations et vous ne pourrez peut-être pas le rétablir avant que vos concurrents ne vous rattrapent, vous dépassent ou même vous devancent de loin. Chaque fois que vous changez de logiciel, les dépenses et les pertes éventuelles de votre entreprise risquent d'être importantes. Donc, si vous voulez éviter cela, vous devez faire une planification adéquate pour l'avenir qui rendra la gestion de votre stock beaucoup plus facile et sans problèmes au fur et à mesure. Le fait que ce ne soit pas un problème aujourd'hui ne signifie pas qu'il ne le sera pas dans un avenir proche.
SOLTI : GSM est évolutif. À tout moment, vous pouvez décider de faire évoluer votre logiciel avec de nouvelles options et fonctionnalités. Même les développements spécifiques sont possibles en ligne, sans aucune interruption de votre gestion.
Vous n'êtes peut-être pas tout à fait prêt à intégrer votre logiciel de gestion à un autre logiciel externe. Mais il se peut aussi que vous ne puissiez pas tenir trop longtemps. Au fil du temps, vous découvrirez les critiques que suscite l'intégration. À un moment donné, vous devrez peut-être même intégrer votre entreprise avec plus d'un ou deux logiciels pour gérer efficacement vos opérations. Ainsi, votre logiciel n'aura pas à dépendre d'une seule ou de deux sources pour obtenir les informations nécessaires. Grâce à l'intégration, vous disposez de la clé qui permet de faire circuler les informations de manière transparente. Pour ce faire, vous devez assurer le partage de vos données spécifiques entre les différents logiciels disponibles. Vous devez en être certain, car cela vous permettra de vous assurer que les données qui entrent dans votre base de données ne sont pas étrangères à ce que vous voulez exactement.
L'intégration de la gestion des stocks, de l'ERP, du CRM, du e-commerce, ainsi que d'un bon logiciel de comptabilité orienté vers les statistiques, en est un bon exemple. Grâce à l'intégration, vous bénéficiez de nombreux avantages : vous pouvez vous assurer que votre base de données est dépourvue de tout élément étranger et éliminer la saisie manuelle des données, ainsi que les mises à jour en temps réel. En outre, il y a plus de chances de promouvoir la visibilité et d'augmenter la satisfaction globale du client.
SOLTI : GSM est ouvert. Notre base de données SQL permet des échanges de données avec Excel, et nous fournissons des API pour WooCommerce, SAP, ou toute autre application avec des interfaces personnalisées.
Vous êtes dans les affaires pour faire des profits avec vos produits et services. Ainsi, lorsque ces produits (que nous appelons mieux "stock") commencent à être épuisés par les ventes, vous devez les compléter en en obtenant davantage. Le processus consistant à faire en sorte que votre logiciel crée automatiquement des bons de commande en fonction de vos points de commande est appelé réapprovisionnement automatique.
Voici comment il fonctionne : dès que votre stock commence à baisser vers son niveau minimal, le logiciel génère automatiquement des commandes dans les bonnes proportions et quantités. Une fois les consignes entièrement créées, elles sont approuvées par le conseil d’administration de l’entreprise concernée et les articles expédiés sont envoyés à la base. Grâce à cette fonctionnalité de premier ordre, vous pouvez être sûr de rester au sommet de votre logiciel de stock. Grâce à cette fonction, vous pouvez être certain d’éliminer les surstocks et les ruptures de stock.
SOLTI: GSM dispose d’une option COMMANDE FOURNISSEURS. Vos commandes sont préparées automatiquement pour chaque fournisseur, en fonction des niveaux et des seuils actuels.
Nous venons d’examiner de manière approfondie cinq caractéristiques viables que vous devez prendre en compte lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de stocks pour votre entreprise. Chacun des points mentionnés ici est aussi important qu’il peut l’être et doit être examiné et utilisé principalement après avoir examiné le modèle d’entreprise pour lequel vous avez l’intention de l’utiliser. Ce n’est que lorsque vous aurez structuré de manière critique les points mentionnés ci-dessus que vous pourrez conclure quelles sont les caractéristiques que vous devez considérer en priorité. Néanmoins, cela ne veut pas dire qu’il y a une préférence significative pour l’une plutôt que pour l’autre. Il s’agit plutôt d’établir un ordre de priorité entre les différentes fonctionnalités. Si vos capacités sont suffisantes, vous pouvez vous lancer sans hésiter dans la mise en œuvre de chacun des éléments.
Mais cela ne s’arrête pas là. Il y a un autre élément important que vous devriez vraiment envisager d’examiner : le reporting. C’est une fonctionnalité importante dont vous ne devriez pas vous passer dans la gestion de stocks. Le reporting est chargé de vous aider à augmenter votre efficacité et à créer un flux de travail fluide. Il vous présente une vitrine visible d’informations couvrant l’offre et la demande de produits. Ainsi, vous pouvez voir la quantité de stocks dont vous auriez réellement besoin, ainsi que le moment et l’endroit où vous en avez besoin. Grâce au reporting, vous serez en mesure de voir quels produits ou services sont les plus rentables et de suivre leur évolution dans la tendance des ventes. Les autres reportings standards comprennent généralement l’historique des commandes, les rapports de transaction et les totaux des stocks. Il existe d’autres reportings que ceux mentionnés ici. Mais vous devez alors identifier, à partir de la liste des options disponibles, les besoins de votre entreprise pour accroître la compétence de vos processus de stocks. Cependant, quel que soit le type de logiciel que vous choisissez, vous devez vous assurer d’avoir un logiciel qui correspond aux besoins de votre entreprise pour rester au compétitif sur le marché.
Voici donc les six principales caractéristiques que vous devez rechercher lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de stocks. C’est compliqué. Ça l’est encore plus lorsque le propriétaire de l'entreprise possède plus d'une entreprise. Si vous avez plusieurs établissements ou si vous prévoyez d'ouvrir d'autres succursales, vous savez que vous aurez besoin d'un outil centralisé qui vous aidera à gérer les stocks de votre entreprise. Vous devez vous assurer que le logiciel dans lequel vous investissez offre un potentiel d'évolutivité, de croissance et d'expansion. L'une des principales erreurs commises par certains propriétaires d'entreprise est de négliger l'importance de l'accès à une assistance clientèle viable et de qualité. L'idée d'utiliser un logiciel gestion de stocks ne vous plairait pas et vous ne sauriez pas comment l'utiliser. Sauf si vous êtes sûr de pouvoir le gérer, vous devez vous assurer que le spécialiste qui propose le logiciel vous forme à son utilisation. De plus, le spécialiste devrait avoir un moyen de communiquer avec vous sur le "comment" du logiciel à chaque moment de la journée.
Pour conclure, il est essentiel que vous sachiez que trouver le meilleur logiciel de gestion de stocks pour votre entreprise n’allait pas être une tâche facile. Mais maintenant que vous avez parfaitement compris les caractéristiques nécessaires que vous devez vérifier, vous êtes mieux préparé que lorsque vous ne connaissiez pas ces informations. Ce dont vous avez besoin maintenant, plus que jamais, c'est de prendre votre temps et d'être très stratégique au moment de choisir. Une seule décision imprudente, peu calculée, pourrait vous coûter plus de dommages que vous ne l'avez jamais envisagé.
SOLTI : GSM est la première étape pour l’amélioration de votre processus de travail (préparation et réception de commande, entrée et sortie de stocks). Il fournit une collecte de données fiable et une riche base de données personnalisable. GSM est le meilleur outil pour améliorer la gestion de vos biens et votre organisation. SOLTI sera votre meilleur partenaire tout au long de ce voyage.
Brian Obinna Obodeze est un développeur de contenu et co-directeur de W45 Inc, avec plus de six ans d’expérience et un membre fondateur de W45. Il est également rédacteur technique et chercheur qualifié qui sait développer et produire du contenu, ainsi qu’éditer, corriger, mettre en page et formater pour la publication. Il écrit actuellement pour Lincoln Distribution et les aide également à collaborer en matière de contenu.
